Driehonderd SQL Server-databases. Tachtig Oracle-omgevingen. Vijfenvijftig MySQL-instanties. En een team databasebeheerders dat langzaam uitdunde door vergrijzing. De gemeente Utrecht stond voor een keuze: zelf nieuwe mensen zoeken op een krappe arbeidsmarkt, of het beheer uitbesteden aan specialisten. Ze kozen voor dat laatste.
We spreken met Thomas Spoelstra en Cindy Beernink van OptimaData over hoe zij het databasebeheer van de vierde stad van Nederland overnamen. En met Rob Snijder (opdrachtgever) en Martin Martens (contract- en leveranciersmanager) van de gemeente over wat dat hen heeft opgeleverd.
De IT-afdeling van de gemeente Utrecht, DomstadIT, beheert een fors applicatielandschap. Achter vrijwel elke gemeentelijke dienst zit een database. Vergunningen, uitkeringen, parkeerrechten, de burgerlijke stand. Als die systemen haperen, merken inwoners dat direct.
Jarenlang deed de gemeente het databasebeheer zelf, met een klein team van ervaren specialisten. Maar rond 2020 begon dat te wringen. De vergrijzing neemt toe en steeds meer databasebeheerders gaan met pensioen. In combinatie met die vergrijzing wordt het steeds moeilijker om de kennis op peil te houden bij de snelle technische ontwikkelingen. Nieuwe mensen aantrekken bleek lastig. De gemeente concurreert op de arbeidsmarkt met commerciële partijen die vaak meer kunnen bieden. Tel daarbij op dat langdurig inhuren van externen niet mag vanwege de Wet DBA, die schijnzelfstandigheid bij de inzet van zzp’ers moet voorkomen. Ten slotte kiest de gemeente Utrecht ervoor om zich te richten op haar kerntaken en het voeren van regie. Wat de markt beter kan, wordt overgelaten aan de markt.
In 2021 besloot de gemeente het databasebeheer Europees aan te besteden. Niet om te bezuinigen, maar om continuïteit te borgen. De opdracht werd gegund aan twee partijen: Qualogy voor het Oracle-deel, OptimaData voor SQL Server, MySQL en PostgreSQL.
Thomas Spoelstra is teamlead bij OptimaData en het vaste aanspreekpunt voor de gemeente Utrecht. Hij herinnert zich de start nog goed.
‘We hebben de aanbesteding samen met Qualogy gewonnen’, vertelt Thomas. ‘Het is geen voltijdse opdracht, maar wel een verantwoordelijke. We hebben direct ons eigen monitoringsysteem opgezet, zodat we problemen signaleren voordat de gemeente aan het werk gaat. Als er om zeven uur ’s ochtends iets niet klopt, krijg ik een melding. Dan hebben we een uur om het op te lossen, ruim voordat om acht uur de eerste medewerkers inloggen.’
Dat proactieve werken is een rode draad in de gesprekken. Niet wachten tot de telefoon gaat, maar vooruit kijken. Controleren, signaleren, oplossen.
Het dagelijks werk wordt gedaan door een klein team. Cindy Beernink is een van de DBA’s die voor Utrecht werkt. Ze is op dit moment bezig met een omvangrijk project: de migratie van SQL Server 2017 en 2019 naar versie 2022.
‘Wat het fijn maakt om voor de gemeente te werken, is dat de mensen relaxed zijn’, zegt Cindy. ‘Er is persoonlijk contact, ook al werken we voornamelijk op afstand. Je spreekt elkaar via Teams, je kent elkaar. Dat maakt het samenwerken prettig.’
Naast Cindy en Thomas draaien ook Tino Dudink en Harry Splinter mee in de stand-bydienst. En er is Jesse, die steeds meer taken oppakt. Het team roteert, maar Thomas blijft het vaste gezicht naar de gemeente toe.
Wat opvalt in de gesprekken: beide kanten benadrukken hoe soepel de communicatie verloopt. Geen bureaucratie, geen lange doorlooptijden. Als er iets is, pak je de telefoon of stuur je een bericht.
‘We worden ook benaderd door eindgebruikers binnen de gemeente’, vertelt Thomas. ‘Mensen die met de databases werken en een vraag hebben. Dat ze ons rechtstreeks benaderen, laat zien dat ze ons vertrouwen. We zijn niet alleen een leverancier die ergens op afstand zit. Ze zien ons als collega’s.’
Rob Snijder, opdrachtgever bij de gemeente, bevestigt dat beeld. Op de vraag wat de samenwerking zo bijzonder maakt, is hij helder:
Dit voelt niet als een externe dienstverlener, maar als naaste collega’s. Ik zou wensen dat andere dienstverleners net zo goed werk leveren in dezelfde sfeer die wij met OptimaData hebben. Dan zouden we het heel makkelijk krijgen.
Het oorspronkelijke contract liep twee jaar, met de mogelijkheid tot verlenging. Inmiddels is de opdracht meerdere keren verlengd. Zonder klachten, met hoge waardering.
Op de vraag wat maakt dat de gemeente zo tevreden is, is Rob duidelijk:
In de klantevaluatie van januari 2026 scoort de dienstverlening op alle onderdelen een 9 of een 10.
Martin Martens is contract- en leveranciersmanager bij de gemeente. Hij haalt de ervaringen op bij de gebruikers als input voor de tactische overleggen. Wat hem opvalt in de rapportages: er zijn geen calamiteiten en geen prio 1-meldingen.
Bij alle rapportages valt op dat er geen calamiteiten en prio 1-meldingen zijn. De focus ligt op het voorkomen van problemen. Dat zorgt voor continuïteit, een hoge beschikbaarheid en rust in de bedrijfsvoering.
Het is precies de aanpak die Thomas bij de start al beschreef: monitoren, signaleren en ingrijpen voordat er iets misgaat. Die werkwijze betaalt zich uit in stabiliteit.
Op de vraag of Martin de samenwerking zou aanbevelen aan andere organisaties, is zijn antwoord helder:
De gebruikers zijn tevreden en afspraken worden nagekomen. Het is echt een samenwerking zonder wanklank.
Cindy benoemt wat volgens haar de kracht is van OptimaData.
‘Je kunt je omgeving inrichten zoals het technisch het beste is voor SQL Server. Maar je hebt ook te maken met wat voor de klant belangrijk is. Bij een gemeente is dat anders dan bij een energieleverancier. Wij luisteren naar de wensen van de klant en kiezen daarbinnen de beste opties. Ik denk dat daar onze waardering vandaan komt.’
Het is een nuchtere constatering. Geen grote woorden over innovatie of digitale transformatie. Gewoon goed je werk doen, luisteren en zorgen dat systemen draaien. Voor een gemeente die dagelijks duizenden inwoners bedient, is dat precies wat telt.
Benieuwd wat OptimaData voor jouw organisatie kan betekenen? Neem gerust contact met ons op.
