Keurig opgeleverd. En €3.000 per maand te duur.

15 instances, zes in gebruik

Bij die klant was de databaseomgeving netjes opgeleverd, via standaardscripts en infrastructure as code. Alles draaide, niets viel om, de monitoring stond groen. Op papier prima geregeld.

Maar ‘draait’ en ‘goed ingericht’ zijn twee verschillende dingen. Dat is het verschil tussen managed en geoptimaliseerd. En dat verschil stond op de factuur.

Toen een van onze Database Platform Engineers de omgeving in kaart bracht, kwam dit naar boven:

• Drie virtuele machines, samen goed voor 15 SQL Server-instances. Allemaal Enterprise Edition, de duurste variant die Microsoft levert.
• Van die 15 instances werden er maar zes echt door applicaties gebruikt. De andere negen registreerden alleen verkeer van de monitoring zelf. Ze stonden aan, ze kostten geld, en verder gebeurde er niets.
• Dev- en test-databases draaiden tussen de productie in, netjes meegerepliceerd in Always On-beschikbaarheidsgroepen. Zo’n 338 GB aan testdata, drie keer gerepliceerd, onder een productielicentie. Voor deze testdata was die productie-inrichting niet nodig.

Want wat je koopt, betaal je. Of een instance werk verzet of stilstaat, voor de licentie maakt dat niets uit.

Waarom een standaardinrichting duur wordt

Standaardscripts en IaC-templates doen precies waarvoor ze gemaakt zijn: snel en uniform opleveren. En ze zijn precies zo goed als de kennis die erin zit. Wie zo’n omgeving uitrolt zonder diepe databasekennis, kiest voor de zekerheid de zwaarste variant. Dat werkt, en er gaat ook niets mis. Alleen krijg je maatje XXL terwijl je maatje L nodig hebt, en dat verschil betaal je elke maand opnieuw.

En daar zit je besparing, al moet je daar wel iets voor doen. Het opnieuw indelen van zo’n omgeving lijkt op een potje rummikub. Je trekt alle rijtjes uit elkaar en legt nieuwe combinaties: dev en test haal je uit de productiegroepen, instances die los van elkaar staan te draaien breng je samen. Doe je dat goed, dan houd je aan het eind een paar steentjes over. Dat zijn de licenties die je kunt stopzetten.

Geen nieuwe hardware, geen risicovolle migratie. Wel precisiewerk dat je pas ziet als je de omgeving doorgrondt.

Drie stappen, 3.000 euro per maand

Voor deze klant waren drie stappen genoeg om de omgeving opnieuw in te delen. Dev en test uit de productiegroepen halen. Een kleine, weinig gebruikte omgeving samenvoegen met een grotere. De replica’s opruimen die niets deden.

Bij elkaar: een structurele besparing van 3.000 euro per maand. Voorzichtig geschat. En let op, dit is nog puur op licentieniveau. De besparing op de virtuele machines, en daarmee op je cloudkosten, komt daar nog eens bovenop. Want als er per server minder instanties draaien, kan die machine vaak ook een maatje kleiner.

De eenmalige investering om dit te organiseren: zo’n 10.000 euro aan onze uren. Terugverdiend binnen vier maanden. Daarna is het elke maand opnieuw winst.

Waarom dit onzichtbaar blijft

Deze klant had geen pech. Wij zien dit bij vrijwel elke nieuwe klant die bij ons aanklopt. Soms op de licentiefactuur, zoals hier. Soms in een AI-platform waar dure rekenkracht staat te wachten op data. De inrichting werkte. Hij was alleen nooit afgestemd op wat er echt draaide.

Dat is geen onwil. Databasekennis is simpelweg een schaars goed. Kijk je er wel met die blik naar, dan zie je vaak besparingen die op geen enkel dashboard staan. Een provisioningscript kijkt niet naar je connectielogboeken. Iemand die databases door en door kent wel.

Dat is precies wat een Database Platform Engineer doet: niet gokken, maar meten. Kijken wat er gebruikt wordt, waar je onnodig licenties betaalt, en wat je veilig kunt opruimen.

Bij een case als deze is de opdracht meestal helder: pas de omgeving in zo min mogelijk licenties, zodat die besparing er komt. De omgeving werkte immers al. Wat we daarnaast vrijwel altijd zien, is dat hij na het herinrichten ook beter draait. Niet omdat dat de vraag was, maar omdat je bij zo’n exercitie meteen de best practices meeneemt uit tientallen jaren werken in heel uiteenlopende omgevingen.

Bij deze klant is de omgeving inmiddels opnieuw ingericht, met een IaC-template dat wel bij hun situatie past. Onafhankelijk en overdraagbaar, zodat hun eigen team of een andere partij er morgen mee verder kan.

Managed betekent dat iets draait. Geoptimaliseerd betekent dat iemand met de juiste kennis er echt naar heeft gekeken.

Zo vind je jouw besparing

Draait jouw databaseomgeving ook gewoon, ooit opgeleverd door een externe partij, en heeft er sindsdien niemand meer echt onder de motorkap gekeken? Dan is de kans groot dat ook bij jou ruimte voor besparing ligt. Vaak meer dan je denkt.

In een half uur heb je een eerste indicatie. Drie controles die je vandaag zelf kunt doen:

1. Hoeveel SQL Server-instances draaien er?
2. Welke daarvan zijn de afgelopen maand echt door applicaties gebruikt?
3. Draaien dev en test mee in een productieconfiguratie die ze niet nodig hebben?

Komt daar iets uit wat je niet had verwacht, dan weet je waar je moet beginnen. Kom je er zelf niet uit, dan kijken we graag een keer mee. Een Database QuickScan legt in korte tijd bloot waar de besparing zit, zonder dat je ergens aan vastzit. Neem gerust contact op, dan plannen we het in.